Arbetsordning

Fastställdes av styrelsen den 24.10.2025 med stöd av § 7 i föreningens stadgar.

1. Inledning

Denna arbetsordning kompletterar föreningens stadgar och specificerar de interna rutinerna för föreningens verksamhet. Syftet är att skapa tydlighet, kontinuitet och en effektiv administration. Alla medlemmar, och i synnerhet funktionärer och sektionsledare, förväntas följa denna arbetsordning.

2. Medlemsadministration

2.1. Ansökan om medlemskap

• Person eller sammanslutning som önskar bli medlem ansöker skriftligen, exempelvis via e-post eller ett digitalt formulär, till styrelsen.
• En personlig ansökan ska innehålla namn, födelseår/ålder (för fastställande av medlemskategori), postadress och kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer). Sökanden ska bekräfta att hen stöder föreningens ändamål och förbinder sig att följa stadgarna.
• En sammanslutning som ansöker som understödande medlem ska ange namn, FO-nummer, postadress, kontaktperson och dennes kontaktuppgifter.
• För sökande under 15 år krävs vårdnadshavares skriftliga samtycke.

2.2. Beslut och registrering

• Styrelsen kan delegera rätten att godkänna nya medlemmar till en utsedd medlemsansvarig (t.ex. kassören eller sekreteraren).
• Alla nya medlemskap ska rapporteras och fastställas formellt vid nästkommande styrelsemöte.
• När medlemskapet är godkänt och eventuella avgifter betalda, ska medlemmen föras in i föreningens medlemsregister.

3. Sektionernas Verksamhet

3.1. Allmänt

Sektionerna utgör kärnan i föreningens specialiserade verksamhet. De verkar inom ramen för föreningens stadgar och under styrelsens överinseende.

3.2. Inrättande och upplösning

• Styrelsen kan, på eget initiativ eller efter förslag från medlemmar, besluta om att inrätta en ny sektion. Förslaget bör innehålla en kort beskrivning av sektionens syfte och tänkta verksamhet.
• Styrelsen beslutar om sektionens namn.
• Styrelsen kan besluta att upplösa en sektion om dess verksamhet har upphört, saknar aktiva medlemmar eller inte längre är förenlig med föreningens övergripande syfte.

3.3. Sektionsledning

• Varje aktiv sektion ska ha en sektionsledare. Sektionsledaren kan vid behov biträdas av en arbetsgrupp bestående av föreningens medlemmar.
• Sektionsledaren utses av styrelsen, eller väljs av sektionens aktiva medlemmar och godkänns därefter av styrelsen. Sektionsledarens mandatperiod är ett (1) år. Styrelsen ska årligen, efter föreningens höstmöte, fastställa sektionsledarnas mandat och mandatperioder.
• Sektionsledaren behöver inte vara styrelseledamot.
• Sektionsledarens uppgifter är att planera och leda sektionens verksamhet, fungera som kontaktperson mot styrelsen, hantera sektionens budget och ansvara för rapportering enligt punkt 3.5.

3.4. Ekonomi och medel

• Budget: Varje sektion ska årligen, inför höstmötet, lämna in ett budgetförslag för det kommande verksamhetsåret till styrelsen. Föreningens höstmöte fastställer den övergripande budgeten, inklusive sektionernas anslag.
• Användning av medel: Sektionsledaren disponerar de budgeterade medlen i enlighet med föreningens ekonomiska riktlinjer. Större utgifter eller sådana som faller utanför fastställd budget kräver särskilt godkännande av styrelsen.
• Sektionsvis medelanskaffning: En sektion kan, med styrelsens godkännande, bedriva egen medelanskaffning (t.ex. genom försäljning, deltagaravgifter vid evenemang, sponsring). Dessa intäkter är föreningens medel men bokförs så att de öronmärks för sektionens verksamhet, utöver det budgeterade anslaget.
• Bankkonton: Sektionerna får inte ha egna, permanenta bankkonton. Alla transaktioner ska ske via föreningens officiella konton.
• Handkassa och kontanthantering vid evenemang:
  1. Försäljning eller avgiftsinsamling med kontanter vid evenemang är tillåten efter överenskommelse med föreningens kassör.
  2. Sektionsledaren kan i förväg kvittera ut en handkassa (växelpengar) från kassören.
  3. All kontantförsäljning ska noggrant dokumenteras, exempelvis i en kassajournal eller med hjälp av numrerade kvitton/biljetter.
  4. Efter evenemangets slut ska hela kontantkassan (ursprunglig handkassa plus intäkter) omedelbart, och senast inom tre (3) arbetsdagar, räknas, stämmas av mot dokumentationen och överlämnas i sin helhet till kassören för insättning på föreningens konto.
  5. Sektionsledaren ansvarar för att kassan hanteras säkert under evenemanget och att redovisningen är korrekt.

3.5. Rapportering

• Sektionsledaren ska lämna en skriftlig verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning för det gångna året till styrelsen senast två (2) veckor före föreningens vårmöte.
• Styrelsen kan vid behov begära löpande rapportering under verksamhetsåret.

4. Styrelsens Interna Arbete

4.1. Arbetsfördelning och roller

• Ordföranden leder styrelsens arbete, bevakar att beslut verkställs och är föreningens officiella representant.
• Vice ordföranden bistår ordföranden och träder in i dennes ställe vid förhinder.
• Sekreteraren ansvarar för att föra protokoll vid styrelse- och föreningsmöten, hantera föreningens arkiv och sköta den allmänna korrespondensen.
• Kassören ansvarar för föreningens ekonomi, inklusive budgetuppföljning, bokföring, betalningar och medlemsregister. Kassören förbereder bokslut och ekonomiska rapporter till styrelsen och föreningsmötena.

4.2. Styrelsemöten

• Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst hälften av styrelseledamöterna så begär.
• Kallelse med föredragningslista bör skickas ut minst fem (5) dagar före mötet.
• Styrelsen är beslutsför när över hälften av dess medlemmar, inklusive ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande.
• Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal avgör ordförandens röst i sakfrågor, medan lottning avgör vid personval.
• Protokoll ska föras vid varje möte och justeras enligt styrelsens beslut.

5. Ekonomiska Riktlinjer

5.1. Attest och utbetalningar

• Alla fakturor och kostnadsräkningar ska godkännas (attesteras) av ansvarig person (t.ex. en sektionsledare för sektionens kostnader eller ordföranden för allmänna kostnader) innan de betalas av kassören.
• Styrelsen fastställer attestgränser. Utgifter över ett visst belopp kan kräva attest av två personer eller ett formellt styrelsebeslut.

5.2. Ersättningar

• Medlemmar som gör utlägg för föreningens räkning har rätt till ersättning. Ersättning betalas ut mot inlämnande av specificerad kostnadsräkning med originalkvitton.
• Eventuella traktamenten eller reseersättningar (t.ex. kilometerersättning) följer Skatteförvaltningens vid var tid gällande skattefria maximibelopp.

6. Ändring av Arbetsordningen

Denna arbetsordning kan ändras genom beslut med enkel majoritet vid ett styrelsemöte. Alla styrelseledamöter har rätt att lägga fram förslag på ändringar.