Dataskyddsbeskrivning: Medlemsregister

Denna beskrivning gäller hanteringen av personuppgifter i Vichtis Svenska Förening rf:s medlemsregister.

Senast uppdaterad: 27.10.2025

1. Registeransvarig Vichtis Svenska Förening rf
FO-nummer:
Postadress:
Kontakt: styrelsen@svenskavichtis.fi

2. Registrets namn Medlemsregister för Vichtis Svenska Förening rf.

3. Ändamål med behandlingen av personuppgifter Personuppgifterna i medlemsregistret behandlas för följande ändamål:

• Att uppfylla föreningens lagstadgade skyldigheter enligt Föreningslagen (503/1989) gällande att föra en medlemsförteckning.
• Att administrera och sköta medlemsrelationen.
• Att hantera och följa upp medlemsavgifter.
• Att skicka ut medlemsinformation, kallelser till stadgeenliga möten (vår- och höstmöten) samt annan information om föreningens verksamhet.
• För intern planering och statistikföring av föreningens verksamhet (t.ex. åldersfördelning för verksamhetsplanering eller bidragsansökningar).

4. Rättslig grund för behandlingen Behandlingen av personuppgifter grundar sig på:

1. Laglig förpliktelse (Dataskyddsförordningen Art. 6.1c): Föreningslagen kräver att föreningen för ett register över sina medlemmar. För minderåriga medlemmar inhämtas vårdnadshavares samtycke, vilket utgör den rättsliga grunden för deras medlemskap.
2. Avtal (Dataskyddsförordningen Art. 6.1b): Medlemskapet i sig utgör ett avtalsförhållande mellan medlemmen och föreningen, vilket kräver hantering av kontakt- och betalningsuppgifter.

5. Registrets datainnehåll Registret innehåller följande uppgifter om medlemmarna:

• Obligatoriska enligt Föreningslagen:
  • Fullständigt namn
  • Hemkommun
• Övriga uppgifter som hanteras för administration och kontakt:
  • Födelseår
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Postadress (om relevant)
  • Datum för godkännande som medlem
  • Uppgift om betald medlemsavgift (ja/nej, datum)
  • För medlemmar under 18 år: Vårdnadshavares namn och kontaktuppgift samt bekräftelse på inhämtat samtycke.

6. Regelmässiga datakällor Uppgifterna samlas in direkt från medlemmen själv i samband med medlemsansökan (t.ex. via webbformulär, e-post eller pappersblankett). För minderåriga samlas uppgifterna in från eller med samtycke av vårdnadshavaren.

7. Mottagare och överföring av uppgifter Uppgifterna i medlemsregistret hanteras konfidentiellt och är endast tillgängliga för föreningens styrelse och eventuella funktionärer (t.ex. kassör) som behöver dem för att sköta sina uppdrag.

För lagring och administration av registret använder föreningen molntjänsten Google Workspace (t.ex. Google Sheets).

• Vår avtalspart är Google Ireland Ltd., vilket innebär att behandlingen faller under EU:s dataskyddsförordning (GDPR).
• Då Google är ett globalt företag kan data i vissa tekniska fall behöva överföras till USA. Denna överföring är laglig och sker i enlighet med dataskyddsförordningen (baserat på EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, t.ex. ramverket EU-U.S. Data Privacy Framework).

Vi överlåter eller säljer aldrig medlemsuppgifter till utomstående tredje parter.

8. Lagringstid Vi sparar personuppgifter så länge som personen är medlem i föreningen.

Vid utträde eller uteslutning raderas medlemmens uppgifter från det aktiva medlemsregistret. Uppgifter som utgör en del av föreningens bokföringsmaterial (t.ex. information om betalda medlemsavgifter) sparas dock i enlighet med Bokföringslagens krav (för närvarande 6 år efter räkenskapsårets utgång). Uppgifter om vårdnadshavares samtycke raderas när medlemmen uppnår myndig ålder.

9. Principer för skydd av registret Registret skyddas med moderna tekniska och organisatoriska metoder.

• Digitalt material: Åtkomst till det digitala medlemsregistret (på Google Workspace) är strikt begränsat till föreningens styrelse. Åtkomsten skyddas av personliga användarnamn, lösenord och rekommenderad tvåfaktorsautentisering.
• Manuellt material: Eventuella pappersutskrifter (t.ex. närvarolistor från möten, medlemsansökningar med samtycke) förvaras i ett låst utrymme som endast styrelsen har tillgång till, och de förstörs på ett datasäkert sätt när de inte längre behövs.

10. Den registrerades rättigheter Som medlem har du följande rättigheter gällande dina personuppgifter:

• Rätt att få tillgång till dina uppgifter (insynsrätt).
• Rätt att begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Rätt att begära radering av dina uppgifter (i den mån annan lagstiftning, som Föreningslagen eller Bokföringslagen, inte förhindrar det).
• Rätt att begära att behandlingen av dina uppgifter begränsas.
• Rätt att lämna in ett klagomål till den nationella tillsynsmyndigheten (i Finland: Dataombudsmannens byrå, www.tietosuoja.fi).

Vårdnadshavare har motsvarande rätt att utöva rättigheterna för den minderåriga medlemmen.

Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta styrelsen på styrelsen@svenskavichtis.fi.

---